Das Thema Preiserhöhungen ist immer noch nicht vom Tisch. Hier stellt sich jedoch die Frage, ob all diese Anpassungen gerechtfertigt sind und wie ich darauf reagieren kann?
Es betrifft nicht nur den Food-Einkauf, der sicherlich in den meisten Betrieben einen Löwenanteil des Einkaufsvolumens ausmacht, sondern auch den Non-Food-Einkauf.
Welche Möglichkeiten haben also Hospitality-Betriebe, sich optimal aufzustellen?
Der Abteilungsleiter für Projektmanagement Einkauf bei der HGK – Hotel- und Gastronomiekauf eG, Alexander Schulten, hat hierzu im Interview einige Handlungsempfehlungen für dich zusammengestellt:
Die HGK hat als Einkaufsverbund viele Mitgliedsbetriebe, die ähnliche Herausforderungen haben. Wie siehst du die Marktentwicklung?
Grundsätzlich können wir bei Betrachtung der Einkaufsdaten unserer Mitglieder sagen, dass sich die Lage am Markt im Verhältnis zu den Corona-Jahren wieder entspannt hat. Preise sind teilweise gesunken und Waren sind wieder weitestgehend verfügbar.
Das bedeutet, dass die Gastronomie und Hotellerie Kostensenkungen im Einkaufsverhalten merken?
Genau das ist der Knackpunkt. Während der Coronajahre und zu Beginn des Ukraine-Kriegs gab es lieferanten- und herstellerseitig weitestgehend plausible Gründe für Preiserhöhungen. Mittlerweile haben sich viele Betriebe an die neuen Preise gewöhnt und übersehen, dass ein Großteil der Kostenreduzierungen nicht automatisch an sie weitergegeben wird. Das heißt, dass von allein kaum etwas nennenswertes passiert. Hier ist unsere klare Empfehlung, das eigene Einkaufsverhalten zu durchleuchten und gerade mit den relevanten Top-Lieferanten in Verhandlungen zu gehen.
Wie schätzt du den Erfolg solcher Verhandlungen ein?
Je besser die eigene Datenlage ist, also die Transparenz des eigenen Einkaufsverhaltens, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit auf ein erfolgreiches Ergebnis. Die Betriebe können sich im Vorfeld ein Ziel für die Verhandlung setzen und wissen auf Basis ihrer Daten, wo dieses Ziel liegen sollte. Natürlich sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Schritte man bereit ist zu gehen, sollte der Lieferant nicht verhandlungsbereit sein.
Welche Vorgehensweise empfiehlst du?
- Aufbereitung der eigenen Einkaufsdaten, um zu wissen, in welchen Warengruppen/Sortimenten das größte Potential steckt.
- Mögliche Alternativ-Sortimente und Lieferanten prüfen.
- Lieferantengespräche für Nachverhandlungen führen.
- Einführung eines Reportings der Verhandlungsergebnisse.
Für wie wichtig hältst du das Reporting im Anschluss an eine Verhandlung?
Die erfolgreichste Verhandlung mit dem besten wirtschaftlichen Ergebnis ist nichts wert, wenn die Inhalte gar nicht oder nur teilweise umgesetzt werden. Das betrifft einmal den Gastronomen und Hotelier selbst, der eventuelle Schritte wie einen Lieferantenwechsel, eine Warenkorbbündelung usw. umsetzen sollte, genauso aber den Lieferanten, der vereinbarte Preise in seinen Systemen hinterlegen muss. Beides sollte in einem Reporting nachgehalten werden.
Wie können sich Betriebe verhalten, deren Einkaufsvolumen zu klein ist, um mit der Industrie oder großen Lieferanten zu verhandeln?
Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entsprechende Betriebe können sich beispielsweise Einkaufskooperationen anschließen und von deren Rahmenverträgen profitieren. Hierfür müssen oft nur kleine Anpassungen von Lieferantenstrukturen und Warenkörben erfolgen.
Darüber hinaus ist es, je nach Ziel des Betriebes, möglich, beispielsweise Einkaufsgruppen innerhalb von Einkaufskooperationen zu gründen. Dies sieht dann so aus, dass mehrere Betriebe eine sogenannte Interessensgemeinschaft bilden und ihr Einkaufsvolumen untereinander bestmöglich standardisieren. Daraus entsteht dann ein einheitlicher Warenkorb von Top-Artikeln für mehrere Betriebe. Dies hat eine bessere Kalkulation für die Lieferantenseite zur Folge, was dann wiederum zu deutlich besseren Einkaufspreisen und nachgelagerten Konditionen führt. Wir haben hier Praxisbeispiele mit Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich. Das wirkt sich unter Betrachtung der Markpreisentwicklungen natürlich sehr positiv für die Betriebe aus.
Was ist der Vorteil für die Betriebe, solche Maßnahmen mit einer Einkaufskooperation umzusetzen, anstatt eigenständig tätig zu werden?
Hier kann deutlich vom Know-how und der Markttransparenz der Kooperationen profitiert werden. Je größer die Einkaufskooperation ist, desto mehr Marktüberblick ist verfügbar, um Lieferantenangebote richtig bewerten zu können. In diesem Fall spielt das in der Regel zeitaufwendige Reporting eine große Rolle und kann ganzheitlich an die Kooperation outgesourct werden.
Welchen abschließenden Tipp hast du noch?
Ersparnisse im Einkauf wirken sich direkt auf das Betriebsergebnis aus. Daher lohnt es sich immer, sich mit der Thematik zu beschäftigen.
