Gecancelt! In den letzten Monaten wurde abgesagt und verschoben wie nie. Aber: Mit der Pandemie schlug auch die Stunde der digitalen Tagungen und Konfis. Zoom-, Teams- und Skype-Dates waren auf einmal in jedem Kalender zu finden und Termine auf Distanz in vielen Firmen das new normal. Mit der Entspannung der Krise läuft jetzt endlich auch das Tagungsgeschäft in der Hotellerie wieder an. Anders als von Experten vorhergesagt, nimmt die Zahl der rein virtuellen Veranstaltungen ab, denn viele Menschen sehnen sich zurück nach dem persönlichen Austausch und einer Zusammenarbeit vor Ort. Aber etwas wird bei Deinen Businessgästen bleiben: die Erkenntnis, dass Online-Meetings auch ihre Vorteile haben. Du bist also gut beraten, Dich mit Deinen Konferenzkonzepten auf eine neue Meetingkultur einzustellen. Das Stichwort lautet hybride Events. Damit ist eine Kombi aus Präsenz- und Online-Veranstaltung gemeint. Was es hierfür braucht und warum der neue Trend ein echtes Plus für das Tagungsangebot Deines Hauses sein kann, erfährst Du in unserem neuen Blogbeitrag, in dem wir Dir einige Beispiele vorstellen.
Ein hybrides Event hat den großen Vorteil, dass es unterschiedliche Teilnehmergruppen zusammenbringt. Diejenigen, die ein Treffen vor Ort bevorzugen und die, deren Terminplan eine zeitaufwändigere Geschäftsreise nicht zulässt oder die sich effizienter organisieren und Kosten sparen möchten. Ein Teil der Teilnehmer*innen ist in der Tagungslocation am Start und die anderen schalten sich online dazu. Auch Mitarbeiter oder Kunden aus dem Ausland können so ohne viel Aufwand mit dabei sein und die Reichweite eines Events lässt sich deutlich steigern. Zudem ist die Teilnehmerzahl nicht an räumliche Kapazitäten gebunden. Und sollte es die Situation doch mal erfordern, lässt sich aus der Veranstaltung auch ein reines Online-Event machen.
Die passende Technik
Damit Businesskunden Dein Haus als professionelle Location für Hybrid-Events auf der Agenda haben, brauchst Du die passende technische Infrastruktur. Kameras, Spezialmikrofone, hochauflösende Beamer und natürlich eine exzellente Internetverbindung gehören dazu. Basic jeder hybriden Veranstaltung ist eine gute Videokonferenzlösung, die sich einfach bedienen lässt und dabei möglichst flexibel ist. Neue Meeting-Technologien erlauben es heute, dass Teilnehmer nicht nur mit ihren eigenen Geräten eine Verbindung zur Raumtechnik herstellen und diese mit ihrem persönlichen Notebook oder Tablet steuern, sondern auch ihre individuell bevorzugte Videokonferenzsoftware nutzen können. Ein Trend der „Bring your own meeting“ genannt wird. Das System Solstice Conference beispielsweise stellt eine drahtlose Verbindung zwischen Deinem Raum-Display mit Kamera und Audiogeräten und der Online-Konferenzführung her und macht jeden Raum zum Zoom-, Teams- oder Webex-Raum https://www.mersive.com/de/videokonferenzintegration/. Ein kabelloses System zur Unterstützung hybrider Meetings ist auch Click & Share Conference. Mit der Konferenztechnik können sich Teilnehmer von überall in wenigen Sekunden mit jedem Gerät verbinden und Präsentationen teilen oder an Projekten zusammenarbeiten https://www.barco.com/de/solutions/workplace .
Beispiele aus der Praxis
Das Hofgut Algertshausen arbeitet mit einem digitalen Raumsystem für Gruppen, das Tagungsgäste über ihren eigenen Laptop nutzen können. Die Technik matcht mit jeder gängigen Konferenzsoftware wie Skype, Teams oder Zoom. Herzstück ist ein 75-Zoll- Bildschirm mit Mikrofon, Lautsprechersystem und intelligenter Kamera, die den Konferenzteilnehmer, der gerade spricht, automatisch ins Bild rückt. Teilnehmer brauchen keine Anwendung zu installieren und können sich direkt mit Smartphone, Tablet oder Laptop einloggen und eigene Materialien wie Texte oder Fotos beisteuern. Die Inhalte sind von überall abrufbar.
Mit dem Konzept „Meet Safe“ der KFP Five Star Conference Service verbinden Leonardo Hotels analog mit digital und bieten ihren Gästen ein Tagungsumfeld für hybride Meetings. Dieses reicht von der Video-Conference-Lösung für kleinere Gruppen bis zum Live-Webcast für mehrere hundert Teilnehmer*innen, die zusätzlich zu den Gästen des Hauses online an der jeweiligen Veranstaltung teilnehmen können https://www.kfp.de . Die Dorint-Gruppe setzt auf Weframe one. Ein System, das laut Anbieter einfach zu bedienen ist und dabei eine hohe digitale Flexibilität und Erlebnisqualität in hybriden Meetings bietet. Dabei nutzt die Hotelgruppe verschiedene Module. Je nach Modul lassen sichWorkshops veranstalten, mehrere Räume zu einem Raum vernetzen, externe Teilnehmer dazuschalten und auch standortunabhängige Tagungsräume miteinander vernetzen in einem virtuellen Raum mit Greenwall-Technik. Die Anwendung arbeitet browserbasiert, losgelöst vom Betriebssystem der Gäste-Geräte, und erfordert keine Downloads oder Installationen https://weframe.com/de/locations/.
Bei großen Konferenzen mit verschiedenen Referenten und Vorträgen, sollte vor Ort auch ein professionelles Kamerateam anwesend sein, das die Programmpunkte filmt, schneidet, aufbereitet undper Live-Stream ins Internetüberträgt. Je nach Tagungspaket kann zu Deinem Angebot deshalb ein entsprechender Kontakt zu einer Videoproduktionsfirma oder einem Streaming-Dienstleister gehören, mit dem Du kooperierst. Viele Serviceprovider für Livestream und Webinar-Lösungen bieten auch geschützte Zugänge, Paywall-Lösungen und die Vorbereitung von Inhalten und Content bei Liveübertragungen und Webinaren mit an. Wenn Du noch einen Schritt weitergehen möchtest, denk vielleicht sogar schon über die Bereitstellung von Virtual-Reality-Tools nach. Auf diese Weise können virtuelle Teilnehmer quasi persönlich in den Raum gebeamt werden. Im Moment sicher vielerorts noch Zukunftsmusik, die in einigen Jahren aber Dein Ranking in den Konfi-Charts zusätzlich beeinflussen könnte.
