Gewusst wie, lässt sich im Einkauf viel Geld sparen. Hierfür solltet Ihr die folgenden zehn Fehler unbedingt vermeiden. Dann gehören unnötige Kosten und Ärger bei der Beschaffung schon bald der Vergangenheit an. Wir haben Lung-Wa Ayuto, Generalbevollmächtigter und Leiter Einkauf bei der HGK, 10 Fragen gestellt. Als Branchenexperte spricht er über häufige Fehler im Einkauf und die Konsequenzen, die daraus resultieren könnten.
1. Einkäufer und Besteller sprechen sich nicht ab
Wo liegt der Fehler?
Einkäufer kommunizieren Ihre Verhandlungsergebnisse nicht bzw. falsch an die operativ bestellenden Kollegen. Die Einkaufsstrategie wird in der Praxis nicht umgesetzt.
Was sind die Konsequenzen?
Verhandelte Verträge werden nicht erfüllt, Waren nicht der Strategie entsprechend beschafft und Kosten steigen.
2. Äpfel mit Birnen vergleichen
Wo liegt der Fehler?
Waren werden in erster Linie über den Preis verglichen und dabei der Abgleich der Artikelspezifikation vernachlässigt.
Was sind die Konsequenzen?
Es wird ein scheinbar günstigerer Artikel beschafft, der in Qualität, Menge, Größe oder genereller Beschaffenheit nicht bzw. weniger geeignet ist
3. Wer billig kauft, kauft doppelt
Wo liegt der Fehler?
Eine scheinbar günstige Alternative wird beschafft, ohne vorher die Bedingungen und die Eignung klar gemacht zu haben
Was sind die Konsequenzen?
Es wird Geld für einen Artikel ausgegeben, der den Anforderungen nicht genügt oder eine deutlich niedrigere Lebensdauer aufweist
4. Blindes Vertrauen auf Lieferanten / Verkäufer
Wo liegt der Fehler?
Langjährige Partnerschaften werden mit einer hohen gegenseitigen Loyalität gleichgesetzt. Diese ist aber oft nur einseitig.
Was sind die Konsequenzen?
Gerade bei immer wiederkehrenden Bestellungen geben manche Lieferanten Preissenkungen, die sich zwischenzeitlich ergeben, nicht mehr an den Kunden weiter. Auf der anderen Seite stellen Einkäufer Preise bei langjährigen Lieferantenbeziehungen oft nicht mehr in Frage. Das Preisniveau steigt stetig.
5. Kein vorrausschauender Beschaffungsprozess
Wo liegt der Fehler?
Lieferkosten, Mindermengenzuschläge etc. werden nicht in die Beschaffungskosten eingerechnet. Nachlässigkeit bei der Vorausplanung.
Was sind die Konsequenzen?
Zusätzliche Kosten werden generiert, die sich durch die ganzheitliche Betrachtung der Einkaufsnebenkosten und eine vorrausschauende Mengenplanung einfach vermeiden lassen würden.
6. Ein Kaufmann ist keine Privatperson
Wo liegt der Fehler?
Oftmals wird automatisch angenommen, dass Verbraucherrechte von Privatpersonen auch für gewerbliche Einkäufer gelten (14 Tage Rückgaberecht / Garantiezeiten).
Was sind die Konsequenzen?
Bestellungen werden getätigt bzw. Verträge werden geschlossen, ohne sich über die rechtlichen Auswirkungen bewusst zu sein
7. Ergebnisgerechter Aufwand wird nicht eingehalten
Wo liegt der Fehler?
Für so manchen ist Einkauf fast wie ein Sport, bei dem es darum geht, immer den billigsten Preis zu bekommen. Hierbei werden die Einkaufsnebenkosten unterschätzt. Was kostet z.B. die aufgewendete Arbeitszeit, die für die Preissuche oder die Buchung eines Beleges anfällt?
Was sind die Konsequenzen?
Es werden Prozesskosten und Einkaufsnebenkosten verursacht, die über der generierten Preisersparnis liegen.
8. Fehlende Einkaufsstrategie / Weitsicht
Wo liegt der Fehler?
Die Beschaffung wird zum Puzzlespiel, wenn man jeden Artikel einzeln einkauft. Oft wird der Fehler gemacht, nicht strategisch zu denken, Bestellungen nicht zu bündeln und die Beschaffung nicht auf Warenkorbbasis zu betrachten.
Was sind die Konsequenzen?
Das Mengengewicht (eines der wichtigsten Argumente im Einkauf) verliert seine Wirkung, da bei den Lieferanten Unsicherheit herrscht, ob eine wirtschaftlich sinnvolle Belieferung stattfinden kann. Die Preisbasis bleibt auf „Regalpreisniveau“.
9. Fehlende Gewichtung
Wo liegt der Fehler?
Häufig sind sich Einkäufer nicht ihrer TOP-Artikel bewusst. So wird z.B. ein hoher kg-Preis mit einem hohen Einkaufsvolumen verwechselt Dadurch wird zu viel Aufwand für vermeintlich wichtige Artikel betrieben.
Was sind die Konsequenzen?
Der Fokus geht verloren und bei Marktveränderungen wird zu spät reagiert. Emotionsstarke B-Artikel werden eher verhandelt als emotionsreduzierte A-Artikel.
10. Oberflächliche Betrachtung bei Preisverhandlungen
Wo liegt der Fehler?
„Ich habe einen guten Preis verhandelt“ ist nur die eine Seite der Medaille. Wenn ein Preis gut ist, müssen nicht zwangsläufig auch die dahinterliegenden Konditionen gut sein.
Was sind die Konsequenzen?
Gut durchgeführte Preisverhandlungen werden nachträglich durch Nebenkosten, Folgefehler und operative Einschränkungen negativ beeinflusst.
