Interview mit Stephan Kern, Geschäftsführender Gesellschafter der cisbox GmbH, zum digitalen Kreditorenmanagementsystem „HGK-BackOffice“
1. Herr Kern, bei welchen Aufgaben und Prozessen unterstützt „HGK-BackOffice“ Gastronomen und Hoteliers?
Zunächst mal wird der Rechnungsempfang outgesourct, das heißt, Lieferanten und Dienstleister eines Hoteliers zum Beispiel schicken künftig alle Rechnungen zentral an die HGK. Diese prüft sie dann auf formale und rechnerische Richtigkeit und pflegt Belege, die noch nicht digital vorliegen, in das System ein. Alle notwendigen Prüfschritte, wie der Vergleich von Rechnungen und Lieferscheinen, das Checken von Mengen und Preisen und die Bearbeitung von Reklamationen können dann vom Hotelier über „HGK-BackOffice“ erledigt werden. Weil der gesamte Workflow einer Eingangsrechnung in der Cloud digital abgebildet wird, hat der Nutzer immer den Überblick über alle aktuellen offenen Posten. Dabei ist es möglich, individuelle Berechtigungen zuzuweisen, so dass jeder Mitarbeiter nur die Rechnungen einsehen kann, die er bearbeiten darf. Auch das Kontieren der Eingangsrechnungen wird mit dem digitalen Managementsystem automatisiert. Und das spart bis zu 90% Zeit in der Buchhaltung. Warum? Weil in der Hotellerie und Gastronomie eine unglaubliche Langlebigkeit von Artikeln besteht. So wird in den nächsten Jahrzehnten weiterhin Rinderfilet, Salz, Mehl, Textil-Reinigung und so weiter bestellt. Einmal gelernt, ist der Artikel für die Zukunft automatisch richtig kontiert. Und: Man kann von überall aus arbeiten. Das macht Abläufe nicht nur deutlich effizienter, sondern einen Arbeitsplatz auch für viele Mitarbeiter in der Gastronomie und Hotellerie attraktiver und moderner. Heute ein immer wichtigeres Argument. Kurz und gut: „HGK-BackOffice“ erleichtert das Prüfen und Kontrollieren der Warenströme, automatisiert das Kontieren – und das Ganze digital, jederzeit und überall!
2. Und was sind die wesentlichen Vorteile, die sich für die Nutzer des Kreditorenmanagementsystems daraus ergeben?
Auf den Punkt gebracht: Mit „HGK-BackOffice“ schaffen Gastronomen, Hoteliers und Caterer sich den nötigen Freiraum, um umständliche und arbeitsaufwändige Arbeitsabläufe zu optimieren. Was bedeutet das konkret? Mehr Zeit für ihr Kerngeschäft, sprich für ihre Gäste. Dazu – und das ist für viele ebenso wichtig – kommt eine absolute Preistransparenz, die das System ermöglicht. Das eröffnet u. a. eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und hilft, attraktive und stabile Konditionen zu sichern.
3. Gibt es Betriebe, für die sich der Einsatz der digitalen Managementlösung besonders rentiert?
Für Betriebe mit mehreren Filialen und Hotelketten ist es eigentlich ein Muss, da sich der Einkauf in solchen großen Unternehmen mit oftmals zig Häusern und Abteilungen so deutlich strategischer und transparenter gestaltet. Interessant ist es aber auch für kleine Betriebe, da diese im Vergleich zum Umsatz viel höhere prozentuale Kosten in der Abwicklung ihrer Prozesse haben. Das heißt, hier tun zähe und umständliche Abläufe besonders weh.
4. Wie aufwändig ist eine Anbindung des Systems?
Mit einem Wort: Einfach. Dies übernimmt komplett die HGK.
5. Warum ist die Digitalisierung des Back Office Ihrer Meinung nach so wichtig und zukunftsweisend für die Hospitality?
Es wird immer schwieriger, geeignetes Personal für alle Stellen im Gastgewerbe zu finden, Insofern müssen Gastronomen und Hoteliers in Zukunft mit weniger Leuten die gleiche Arbeit stemmen, hierbei unterstützt „HGK-BackOffice“ ungemein.
Vielen Dank, Herr Kern!
