In Zeiten steigender Kosten und knapper Margen sind effiziente Einkaufsprozesse in der Hotellerie und Gastronomie essenziell. Eine vielversprechende Lösung bieten regionale Einkaufsgruppen, die es ermöglichen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Einkaufsabläufe zu vereinfachen. In diesem Beitrag erfährst du, wie solche Gruppen funktionieren und welche Vorteile sie bieten. Hierfür haben wir mit Deutschlands marktführender Einkaufs- und Dienstleistungskooperation HGK gesprochen, die ihren Mitgliedern mit regionalen Einkaufsgruppen zusätzliche Mehrwerte bietet.
Was genau ist eigentlich eine regionale Einkaufsgruppe?
Regionale Einkaufsgruppen sind Zusammenschlüsse von Betrieben in einer geografischen Nähe, die ihren Einkauf gemeinsam organisieren, um bessere Konditionen zu verhandeln. Dabei profitieren die Mitglieder nicht nur von Mengenrabatten, sondern können auch den logistischen Aufwand reduzieren und Zeit sparen.
Ingolf Stautz, Projektmanager bei der HGK, erzählt uns: „Unsere HGK-Mitglieder erhalten schon jetzt attraktive Einkaufskonditionen. Doch durch die regionale Bündelung können wir zusätzlich auf die speziellen Bedürfnisse der Betriebe eingehen und noch bessere Konditionen aushandeln. So lassen sich zum Beispiel Rabatte auf regionale Produkte oder Dienstleistungen erzielen, die im nationalen Rahmen nicht möglich wären.“
Worin liegen die Vorteile?
Für die Mitgliedsbetriebe der Einkaufskooperation HGK bieten regionale Einkaufsgruppen also zusätzliche Vorteile on top. Ramona Stephan, Key Account Managerin bei der HGK, beschreibt es so: „Eine regionale Einkaufsgruppe ermöglicht es den Betrieben, ihre Einkaufsmacht nochmals zu bündeln und Konditionen zu verhandeln, die über die bereits günstigen Rahmenbedingungen der HGK hinausgehen. Dies betrifft insbesondere regionale Lieferanten und Produkte, die im nationalen Einkauf nicht im Fokus stehen. Auch die Logistik wird effizienter, da regionale Lieferungen besser koordiniert werden können, was weitere Einsparungen bringt.“
Ein weiteres Plus: Die Zusammenarbeit in kleineren, regionalen Gruppen fördert den Austausch zwischen den Betrieben, wodurch man voneinander lernen und gemeinsame Lösungen finden kann. Ramona Stephan fügt hinzu: „In regionalen Gruppen können wir individueller auf die Bedürfnisse der Betriebe eingehen und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln.“
Wie funktioniert eine regionale Einkaufsgruppe?
Die Gründung einer regionalen Einkaufsgruppe erfolgt in mehreren Schritten, bei denen die HGK ihre Erfahrung und Ressourcen einbringt:
- Initiierung und Analyse: Zunächst identifiziert die HGK geeignete Betriebe in einer bestimmten Region, die sich durch ähnliche Einkaufsbedarfe auszeichnen. Es wird ein Beirat von den Gruppenteilnehmern gewählt, über den die Kommunikation läuft. Gemeinsam wird analysiert, welche Produkte und Dienstleistungen gemeinschaftlich eingekauft werden sollen. „Unsere Digitalen Lösungen BackOffice und AllOrder sind von Vorteil für die Analyse, je höher die Datenqualität, desto besser das Ergebnis“, so Ingolf Stautz. Die HGK übernimmt dabei die Koordination und stellt sicher, dass die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit erfüllt sind.
- Verhandlung und Auswahl der Lieferanten: Anschließend führt die HGK Verhandlungen mit den Lieferanten. Dabei nutzt sie ihre umfassende Marktkenntnis und die gebündelte Einkaufsmacht der Gruppe, um bessere Konditionen auszuhandeln. Diese Verhandlungen betreffen nicht nur Preise, sondern auch Themen wie Lieferzeiten und Sonderaktionen.
- Einführung und Abwicklung: Sobald die Lieferanten ausgewählt sind, beginnt die operative Phase. Die Mitglieder der Einkaufsgruppe erhalten über die HGK Zugang zu einem digitalen Tool, das den gesamten Bestellprozess transparent und einfach macht. Dieses Tool ermöglicht es, Bestellungen zu bündeln, Preise zu vergleichen und jederzeit die aktuelle Marktsituation zu überblicken. Ein großer Vorteil dieses Systems ist die einfache Handhabung: „Durch die zentrale Verwaltung aller Bestellungen und Angebote verlieren die Betriebe keine Zeit mit aufwendigen Preisvergleichen oder dem Kontakt mit mehreren Lieferanten“, erklärt Ingolf Stautz.
- Kontinuierliche Optimierung: Regelmäßige Treffen der Mitglieder ermöglichen den Austausch über Erfahrungen und Verbesserungsmöglichkeiten. Zudem beobachtet die HGK ständig den Markt und passt die Verhandlungsstrategien entsprechend an. Sonderaktionen und Rabatte werden identifiziert und an die Gruppe weitergegeben, Preisbewegungen beobachtet und kontinuierlich günstige Bedingungen verhandelt.
Wie werden Entscheidungen in der Gruppe getroffen?
Ein zentraler Aspekt regionaler Einkaufsgruppen ist die gemeinsame Entscheidungsfindung. Die Mitglieder legen nicht nur ihre Einkaufsbedarfe offen, sondern entscheiden auch gemeinsam über Lieferanten und Konditionen. Dabei steht der regelmäßige Austausch im Vordergrund: „In unseren Einkaufsgruppen ziehen alle an einem Strang,“ erklärt Ramona Stephan. „Jeder Betrieb bringt seine Erfahrungen ein, und Entscheidungen werden immer gemeinschaftlich getroffen, damit die Interessen aller berücksichtigt werden.“ Dieses kooperative Miteinander stärkt nicht nur die Verhandlungsposition, sondern schafft auch Vertrauen und Transparenz innerhalb der Gruppe.
Kurz gesagt: Warum kann es sich für dich lohnen, einer regionalen Einkaufsgruppe beizutreten?
„Der Zusammenschluss zu einer regionalen Einkaufsgruppe bietet zahlreiche Vorteile“, weiß Ingolf Stautz. „Die Möglichkeit, regionale Produkte günstiger einzukaufen, die Effizienzsteigerung durch optimierte Logistik und der gemeinsame Austausch mit anderen Betrieben sind nur einige Gründe, warum sich eine Teilnahme lohnt.“
Ramona Stephan fasst es treffend zusammen: „Wer sich einer regionalen Einkaufsgruppe anschließt, holt das Maximum aus seinem Einkauf heraus. Er spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit und kann sich sicher sein, immer die besten Konditionen zu bekommen.“
