Gutschein abgelaufen? Gast storniert zu spät? Oder erscheint einfach gar nicht? Willkommen im Hospitality-Alltag, wo rechtliche Fragen oft schneller auftauchen als die Rechnung geschrieben ist. Ob es um Geschenkgutscheine, spontane Absagen oder nicht erschienene Gäste geht: Viele Betriebe handeln aus dem Bauch heraus, riskieren damit aber Konflikte oder rechtliche Fallstricke. In diesem Beitrag bekommst du einen kompakten Überblick über die aktuelle Rechtslage, inklusive Praxisbeispielen, Hinweisen für deine AGBs und Tipps zur professionellen Kommunikation mit Gästen.
1. Gutscheine – Wie lange sind sie gültig? Und was darf verfallen?
Geschenkgutscheine (z. B. für ein Menü, eine Übernachtung oder einen Wertbetrag) sind in Deutschland grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres gültig – sofern nicht etwas anderes ausdrücklich vereinbart wurde.
Beispiel: Ein Gutschein wird am 15.06.2026 ausgestellt → gültig bis 31.12.2029
Kürzere Fristen in AGBs? Nur mit Begründung
Du darfst die Gültigkeit verkürzen, z. B. auf 12 oder 24 Monate – aber nur, wenn ein sachlicher Grund besteht (z. B. stark saisonales Angebot, Eventcharakter, begrenzte Kapazitäten). Diese Einschränkung muss klar und transparent beim Kauf kommuniziert werden – idealerweise schriftlich.
Gutschein eingelöst, aber Angebot nicht mehr verfügbar?
Ist der konkrete Leistungsinhalt nicht mehr verfügbar (z. B. Gericht nicht mehr auf der Karte), musst du eine Gleichwertigkeit sicherstellen – oder den Wertgutschein als solchen anerkennen.
Kein Anspruch auf Auszahlung
Gäste haben keinen Anspruch auf Barauszahlung, solange die Leistung noch angeboten wird. Ausnahme: Der Gutschein ist vollständig abgelaufen oder die Leistung ist dauerhaft nicht mehr verfügbar.
2. Stornierungen – Was darfst du berechnen?
Wird ein Tisch, ein Menü, ein Zimmer oder eine Veranstaltung gebucht, entsteht ein verbindlicher Vertrag. Auch ohne schriftliche Bestätigung! Heißt: Sagt der Gast kurzfristig ab oder gar nicht, darfst du eine Stornogebühr verlangen, aber nur, wenn du das vorher klar geregelt hast.
Stornogebühren sind nur dann rechtlich durchsetzbar, wenn sie vorab klar und eindeutig vereinbart wurden, etwa in deinen AGB oder in der Buchungsbestätigung. Fehlt dieser Hinweis, musst du im Zweifel nachweisen, dass ein Schaden entstanden ist.“
Tipp: Verwende klare Sätze wie:
„Bei einer Stornierung bis 48 Stunden vor dem Termin ist diese kostenfrei. Bei späterer Absage berechnen wir 50 % des vereinbarten Menüpreises.“
Verhältnismäßigkeit ist Pflicht
Stornogebühren müssen sich im Rahmen halten –80- 90 % des entgangenen Umsatzes sind üblich, wenn die Leistung nicht mehr weiterverkauft werden konnte. Gerichte prüfen dabei:
- Wurde das Recht auf Stornogebühr vorher vereinbart?
- War die Forderung transparent, verhältnismäßig und nachvollziehbar?
3. No-Shows – Gast bleibt einfach weg: Was jetzt?
No-Shows sind nicht nur ärgerlich, sie kosten Zeit, Geld und blockieren Kapazitäten. Aber ohne klare Vereinbarung (z. B. bei Online-Reservierung oder per Telefon) kannst du rechtlich nichts verlangen. Digitale Tools können hier helfen. Reservierungssysteme mit Storno-Reminder oder No-Show-Gebühren (z. B. über Kreditkarte) sind rechtlich zulässig, wenn:
- Der Gast bei der Buchung den Bedingungen ausdrücklich zustimmt
- Die Regelung klar sichtbar und verständlich dargestellt ist
- Die Gebühr angemessen bleibt
Tipp für AGB oder Reservierungstools:
„Im Falle eines Nichterscheinens ohne Stornierung berechnen wir eine No-Show-Gebühr in Höhe von 25 € pro Person.“
4. Kommunikation ist alles
Auch wenn du im Recht bist: Der Ton entscheidet. Gäste, die über Gebühren oder abgelehnte Gutscheine verärgert sind, könnten dir eine schlechte Bewertung hinterlassen oder den Konflikt eskalieren lassen. Darum gilt:
- Vereinbarungen immer im Vorfeld schriftlich kommunizieren
- Freundlich und transparent erklären, warum Gebühren erhoben werden
5. Dein AGB-Check – diese Punkte sollten drinstehen
- Gültigkeitsdauer und Einlösebedingungen für Gutscheine
- Stornierungsfristen und Gebühren bei Absage
- No-Show-Regelung bei Nichterscheinen
- Eventuelle Anzahlungen und Rückerstattungsbedingungen
- Hinweis auf Gerichtsstand und Gültigkeit der AGB
Lass deine AGB am besten regelmäßig durch Fachleute prüfen – z. B. über deinen Branchenverband
Klarheit schützt – dich und deine Gäste
Ob Gutschein, Storno oder No-Show: Rechtlich sauber abgesicherte Regeln helfen dir nicht nur, Verluste zu vermeiden, sondern auch professionell und souverän zu kommunizieren. Und das zahlt auf dein Image als verlässlicher Gastgeber ein.
Also:
- AGBs updaten
- Bedingungen deutlich formulieren
- Prozesse digital unterstützen
- Team schulen
- Gäste informieren
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Wie lange ist ein Gutschein gültig?
In der Regel drei Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres. Kürzere Fristen sind nur zulässig, wenn sie sachlich begründet und vorab klar kommuniziert sind (z. B. saisonale Angebote, begrenzte Verfügbarkeit).
Darf ich einen abgelaufenen Gutschein komplett verfallen lassen?
Nur dann, wenn die Gültigkeitsdauer fair und rechtlich zulässig verkürzt wurde. Ist der Gutschein noch im gesetzlichen Rahmen gültig, besteht weiterhin ein Anspruch – ggf. auf den Geldwert, wenn die konkrete Leistung nicht mehr angeboten wird.
Müssen Gutscheine ausgezahlt werden?
Nein. Eine Auszahlung kann verweigert werden, solange der Gast die Leistung noch in Anspruch nehmen kann. Ausnahme: Der Gutschein ist abgelaufen und die Leistung dauerhaft nicht mehr verfügbar.
Kann ich bei einer kurzfristigen Stornierung Geld verlangen?
Ja – aber nur, wenn du vorher entsprechende Stornobedingungen vereinbart hast, z. B. in deinen AGB, auf der Website oder in der Buchungsbestätigung. Ohne klare Vereinbarung ist das schwierig durchzusetzen.
Wie hoch darf eine Stornogebühr sein?
Sie muss verhältnismäßig sein – üblich sind bis zu 80–90 % des entgangenen Umsatzes bei sehr kurzfristiger Absage. Eine Staffelung nach Stornofrist ist empfehlenswert.
Darf ich bei No-Shows ohne Absage eine Gebühr erheben?
Nur, wenn der Gast vorher über die Regelung informiert wurde und ihr ausdrücklich zugestimmt hat (z. B. durch Buchungsbestätigung, AGB, Hinweis im Reservierungstool). Die Gebühr muss sich am entgangenen Aufwand orientieren – und darf keine Strafzahlung sein.
Müssen Gäste AGBs aktiv unterschreiben?
Nein, aber sie müssen bei Vertragsschluss zugänglich und deutlich sichtbar sein (z. B. beim Online-Checkout oder als Anhang in der Reservierungsbestätigung). Nur dann sind sie rechtlich bindend.
Was passiert, wenn der Gast bei einer Streitfrage rechtlich vorgeht?
Dann zählt, was schriftlich vereinbart wurde – vor allem, ob du deine AGB und Bedingungen nachweislich zur Verfügung gestellt hast. Ohne schriftliche Grundlage wird es schwer, Gebühren zu begründen.
