Seit 2020 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Nun kommt der nächste Schritt: Ab dem 1. Januar 2025 greift die Meldepflicht für diese Kassensysteme. Für Hotels und Gastronomien bedeutet das zusätzlichen Aufwand. In diesem Beitrag erklären wir dir, worauf du achten musst und wie du dich optimal vorbereitest. Du bekommst außerdem konkrete Infos vom Steuerexperten an die Hand, wie du im Einzelfall verfahren musst.
Was bedeutet die Meldepflicht?
Die Finanzverwaltung will künftig genau wissen, welche Kassensysteme mit welchen TSEs in welchem Betrieb eingesetzt werden. Dazu müssen Unternehmer ihre Kassensysteme offiziell melden. Das betrifft neben Hoteliers und Gastronomen auch Einzelhändler und andere Unternehmer, die elektronische Kassen nutzen. Die Übermittlung der Daten erfolgt elektronisch über das „Mein ELSTER“-Portal oder eine spezielle Schnittstelle (ERiC) ab Januar 2025.
Welche Informationen müssen übermittelt werden?
Folgende Daten müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse an das Finanzamt übermittelt werden:
- Name und Steuernummer des Betriebs
- Art und Seriennummer des Kassensystems
- Art der TSE (zertifiziertes Sicherheitssystem)
- Anzahl der genutzten Kassensysteme
- Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme
Diese Angaben werden für alle Kassensysteme, die in einem Betrieb eingesetzt werden, gesammelt und gemeinsam übermittelt.
Übergangsfristen und Schonfrist bis Juli 2025
Für Altfälle, also Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine Schonfrist: Du hast Zeit bis zum 31. Juli 2025, um diese Systeme zu melden. Ab dem 1. Juli 2025 gelten jedoch strengere Regeln – dann müssen neue oder außer Betrieb genommene Kassensysteme innerhalb eines Monats gemeldet werden. Auch Systeme, die durch Defekte oder Diebstahl außer Betrieb gehen, müssen dem Finanzamt gemeldet werden.
Konkrete Fallbeispiele zur Meldepflicht
Erich Nagl, Leiter der Steuerberatung für Hotellerie und Gastronomie bei ETL ADHOGA, verdeutlicht mit verschiedenen Beispielen, wie in unterschiedlichen Situationen zu verfahren ist:
- Kasse angeschafft am 21.12.2022
Für Kassensysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2025 in Betrieb genommen wurden, gilt die Regelung, dass sie spätestens bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt gemeldet werden müssen. Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Meldung über das ELSTER-Portal möglich. - Kasse angeschafft am 1.10.2024
Auch in diesem Fall gilt, dass die Meldung ab dem 1. Januar 2025 möglich ist. Allerdings müssen auch diese Kassensysteme bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden, um den Vorgaben der Finanzverwaltung zu entsprechen. - Kasse angeschafft am 1.3.2025
Da dieses Kassensystem vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurde, endet die Frist für die Meldung spätestens am 31. Juli 2025. - Kasse angeschafft am 03.08.2025
Wird eine Kasse nach dem 1. Juli 2025 erworben, muss die Meldung innerhalb eines Monats erfolgen. In diesem Fall muss das Kassensystem bis spätestens 3. September 2025 an das Finanzamt gemeldet werden. - Kasse gekauft vor dem 01.07.2025 und nicht angemeldet, aber außer Betrieb genommen vor dem 01.07.2025
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden, besteht keine Pflicht zur Meldung der Außerbetriebnahme. Diese Ausnahme gilt jedoch nur, wenn das System vor der Meldefrist endgültig außer Betrieb gesetzt wurde. - Kasse gekauft vor dem 1.7.2025, angemeldet am 1.03.2025, aber nach dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen
Hier muss die Außerbetriebnahme fristgerecht gemeldet werden. Es besteht die Verpflichtung, die Abmeldung innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme zu übermitteln.
Vorbereitung: So gehst du vor
- Bestandsaufnahme: Verschaffe dir bis zur Freischaltung des Meldeverfahrens am 1. Januar 2025 einen Überblick über alle in deinen Betrieben eingesetzten Kassensysteme. Dokumentiere sorgfältig, welche Systeme du verwendest und welche bereits endgültig außer Betrieb genommen worden sind.
- Daten sammeln: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Daten (siehe oben) parat hast. Das erleichtert dir die schnelle und fristgerechte Meldung über das ELSTER-Portal.
- Meldung planen: Notiere dir die relevanten Fristen. Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 erworben wurden, müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Danach gilt die 1-Monats-Frist für alle Neuanschaffungen oder Außerbetriebnahmen.
Auch wenn die Meldepflicht auf den ersten Blick wie ein weiterer bürokratischer Schritt wirkt, solltest du sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Wer seine Systeme rechtzeitig meldet, bleibt auf der sicheren Seite und vermeidet Ärger mit dem Finanzamt. Nutze die Zeit bis zum Januar 2025, um dich vorzubereiten – dann ist die Umsetzung schnell und unkompliziert möglich.
