Ein Szenario, das Du vielleicht kennst: Tag für Tag flattern zig Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern ins Haus. Papierberge, die sich in Deinem Büro stapeln und deren Bearbeitung Dir viel Zeit stiehlt. Ein Trost: Du bist in guter Gesellschaft. Viele andere Hoteliers und Gastronomen haben das gleiche Problem. Die schlechte Nachricht: Stress und Zeitnot führen oft dazu, dass Eingangsrechnungen nicht ausreichend geprüft werden, frei nach dem Motto: „Wird schon alles stimmen“. Doch dadurch geht Dir im schlimmsten Fall viel Geld verloren!
Diese 7 Fragen solltest Du Dir deshalb unbedingt bei der Rechnungsprüfung stellen
Stimmt die berechnete Menge mit der Liefermenge überein?
Klar, das klingt erst mal profan. Doch unterschätze nicht, wie oft hier Fehler passieren. Meist ohne böse Absicht. Einfach, weil ein Komma verrutscht ist oder durch einen Zahlendreher.
Stimmen die Preise auf der Rechnung mit den Angebotspreisen, zu denen Du bestellt hast, überein?
Gleiches gilt natürlich auch beim Preis. Selbst Abweichungen im Cent-Bereich können sich schon empfindlich auswirken: Zum Beispiel, wenn Du einen Artikel in hoher Stückzahl bestellt hast. Dann kann sogar hier schnell ein dreistelliger Betrag zusammenkommen.
Gab es Vereinbarungen über Rabatte oder Sonderkonditionen – und wurden diese eingehalten vom Lieferanten?
Normalerweise kaufst Du das Zanderfilet immer zu einem bestimmten Preis. Doch dieses Mal gab es ein Saisonangebot. Auf der Rechnung wird aber der reguläre Preis ausgewiesen. Ärgerlich, wenn Dir das nicht auffällt und Du draufzahlst.
Wurde die korrekte Ausführung oder Qualität eines Produkts berechnet?
Du hast eine Waschmaschine mit 15 kg Fassungsvermögen gekauft. Berechnet wurde aber das teurere Modell mit 24 kg Fassungsvermögen. Wichtiger Tipp: Immer die Positionen auf Rechnung und Lieferschein noch einmal miteinander vergleichen. Dann kann Dir so etwas gar nicht erst durchrutschen.
Wie hat sich der Preis entwickelt?
Auch damit kannst Du unter Umständen Bares sparen: Vergleiche doch mal die Rechnungen der letzten Monate oder Jahre für Artikel, die Du immer wieder bestellst. So siehst Du, wie sich der Preis entwickelt hat. Gab es Preissteigerungen, dann bist Du als guter Stammkunde vielleicht in der Position, einen günstigeren Festpreis zu verhandeln. Fragen lohnt sich auf jeden Fall.
Wie sieht mein jährliches Bestellvolumen von einem Artikel aus?
Auch so kannst Du Deine Verhandlungsposition bei Lieferanten stärken. Prüfe Deine Rechnungen doch einmal dahingehend, wie viel Du von einzelnen Artikeln auf das gesamte Jahr gerechnet einkaufst. Vielleicht ist Dir noch gar nicht bewusst, dass Du bei dem einen oder anderen Lieferanten ein wichtiger A-Kunde bist – und Du längst bessere Konditionen einfordern könntest.
Können Skontoabzüge berücksichtigt werden?
Gerade bei hohen Rechnungsbeträgen ist es ärgerlich, wenn die Skontofrist versäumt wird. Deshalb sorge dafür, dass diese Rechnungen rechtzeitig zur Zahlung freigegeben werden.
