Die letzten Wochen des Jahres fühlen sich oft wie ein Sprint und ein Marathon zugleich an: Das Tagesgeschäft läuft auf Hochtouren, gleichzeitig stehen Planungen, Inventuren und vielleicht schon die ersten Vorbereitungen für Projekte im neuen Jahr an. Doch gerade jetzt ist auch der richtige Moment, mal bewusst innezuhalten: Läuft in deinem Betrieb wirklich alles rund – oder eher so lala?
Ob Rechnungsmanagement, Warenwirtschaft, Dienstplanung oder Office-Organisation: Viele Prozesse im Hintergrund kosten täglich wertvolle Zeit und Nerven. Dabei geht es auch anders. Der Jahreswechsel ist die perfekte Gelegenheit, eingefahrene Abläufe mal zu hinterfragen und neue, effizientere Strukturen zu schaffen.
Verwaltung, die Zeit frisst? Muss nicht sein.
Mal ehrlich: Wie viel Zeit verbringst du oder dein Team mit dem Bearbeiten, Sortieren und Archivieren von Rechnungen? Wie oft gibt es Rückfragen, doppelte Abläufe oder Chaos bei der Ablage? Und wie oft passiert es, dass man „nur schnell“ eine Info sucht – und dann ewig kramt?
Gerade in der Verwaltung schlummert viel ungenutztes Potenzial. Wer hier aufräumt, schafft mehr Freiraum für das, was wirklich zählt – den Gast, das Team, neue Ideen. Deshalb lohnt es sich, typische Zeitfresser zu identifizieren, z. B.:
- manuelle Rechnungskontrolle & Freigaben
- unübersichtliche Ablage- oder Ordnersysteme
- fehlende Transparenz bei Zahlungsverläufen
- doppelte Datenpflege (z. B. in Excel + Buchhaltungssoftware)
Prozesse optimieren: Weniger Aufwand, mehr Überblick
Starte mit diesen Fragen:
- Welche Aufgaben wiederholen sich regelmäßig – und lassen sich automatisieren?
- Welche Infos brauchen mehrere Personen – und sind sie überall auffindbar?
- Welche Abläufe nerven dich (ehrlich!) schon das ganze Jahr?
Konkret angehen kannst du zum Beispiel:
- Digitales Bestell- und Rechnungsmanagement
- Automatisierte Zahlungs-Workflows
- Zentrale Angebots- & Lieferantenverwaltung
- Dienstplanungstools mit Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Professionelles Kennzahlenmanagement und Reportings
Digitalisierung – aber mit Plan
Ein häufiges Missverständnis: Digitalisierung bedeutet nicht, von heute auf morgen alles auf den Kopf zu stellen. Es geht vielmehr darum, Schritt für Schritt Prozesse zu verbessern – sinnvoll und auf deinen Betrieb abgestimmt.
Du musst nicht direkt die komplette Infrastruktur umstellen. Viel effektiver ist es, mit einzelnen Bereichen zu starten, z. B.:
- Zuerst das Rechnungsmanagement vereinfachen
- Dann die Personalplanung strukturieren
- Anschließend die Controlling-Prozesse modernisieren
So merkt das Team auch schnell: Digitalisierung entlastet – statt zusätzlich zu belasten.
Alle mitnehmen – sonst funktioniert’s nicht
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren bei Prozessoptimierungen: Die Menschen, die täglich damit arbeiten. Oft scheitert Veränderung daran, dass das Team sich nicht abgeholt fühlt – oder neue Tools als „unnötiger Kram“ wahrgenommen werden.
Deshalb gilt: Hol deine Mitarbeitenden frühzeitig ins Boot. Frag nach, wo der Schuh drückt. Und biete gezielte Schulungen oder kurze Einführungssessions an, idealerweise direkt im ersten Quartal. Das Ergebnis? Ein motiviertes Team, das weniger Zeit mit nerviger Büroarbeit verbringt und mehr Energie fürs Wesentliche hat.
Jetzt starten: To-do-Liste für den Jahresbeginn
Hier kommt dein 5-Punkte-Plan für mehr Effizienz im neuen Jahr:
- Bestandsaufnahme machen: Wo gibt’s Reibungsverluste, wo ist Potenzial?
- Quick-Wins identifizieren: Was lässt sich ohne großen Aufwand verbessern?
- Ziele für 2026 definieren: Was willst du in der Verwaltung konkret erreichen?
- Verantwortlichkeiten klären: Wer kümmert sich um welche Aufgaben?
- Den Fahrplan festlegen: Welche Schritte setzt du in Q1 konkret um?
Unser Tipp: Wenn du nach Lösungen suchst, die genau auf die Bedürfnisse von Hotellerie und Gastronomie zugeschnitten sind und dich beim Rechnungsmanagement, einer zentralen Verwaltung von Lieferanten und Bestellungen sowie beim Controlling unterstützt, schau mal hier.
